L’organisation des entreprises pendant les périodes de vacances

La plupart des salariés profitent de l’été pour prendre quelques semaines de vacances. Pourtant, la loi régissant les congés et les absences ne facilitent pas les règles concernant la gestion des congés.

Comment une entreprise s’organise pendant cette période ?

Afin de bien s’organiser au sein d’une entreprise pendant les périodes de vacances, il faut anticiper les actions. Pour que l’entreprise continue de fonctionner et que les postes ne soient pas vacantes pendant les congés, il faut que les salariés qui veulent prendre des congés pendant l’été préviennent dès le mois d’avril. La réorganisation peut donc commencer plus tôt. En effet, l’objectif de l’entreprise est de réduire au minimum l’impact des vacances sur les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Il est donc au devoir des managers et des ressources humaines de bien gérer cette période et de valider ou non la demande de congés du salarié. Sans une gestion judicieuse et appropriée pendant cette période, l’entreprise ne déroulera pas à merveille et devrait faire appel à des candidats en CDD et intérimaires qualifiés. Il est donc primordial que chaque salarié avertisse leurs responsables le plus tôt possible.

Les conseils pour préparer au mieux les périodes de vacances

Comme dite plus haut, prévenir la date de congé à l’avance est demandée à chaque salarié. Il faut également leur demander de prendre les congés pendant une période creuse dont il y a moins de travail comme le mois d’aout par exemple. Afin de bien organiser les attributions de chacun, il faut également trouver une personne pouvant assurer l’intérim et prendre de bonnes décisions à la place de l’employé absent.  Pour que le travail ne soit pas interrompu, pensez à prévenir les clients et prospects et les donner à l’avance les nouveaux interlocuteurs. Pendant les périodes de vacance, les réponses automatiques sur les adresses mail et répondeurs des absents indiquant les périodes de leurs absences sont conseillées.

Les avantages d’une bonne gestion des congés au sein de l’entreprise

Le premier avantage d’une bonne gestion des absences et congés au sein de votre PME est son impact sur la productivité. Améliorez la gestion des congés et des absences permettent de détecter en temps réel une absence inattendue afin de réagir rapidement pour un remplacement de personnel en intérim. Ainsi, l’absence n’aura pas d’impact négatif sur la productivité de l’entreprise.

Une bonne gestion des absences et des congés permet également de faciliter les démarches légales comme les déclarations d’accident, l’arrêt maladie et le calcul des droits de congés. La modification du bulletin de paie est également simplifiée en fonction du type d’absence.

Optimiser la gestion des congés améliore les différentes tâches administratives, car le nombre d’actions à faire suite à une absence est réduit. Les tâches des ressources humaines sont donc allégées. Il ne faut pas oublier que la gestion manuelle des congés à l’aide de tableaux excel fait perdre beaucoup de temps aux ressources humaines, mais qu’au final donne une faible valeur ajoutée.

Un logiciel de congé pour simplifier le travail et gagner en productivité

Les taches du service des RH sont multiples, et pourtant, ils n’ont pas des outils nécessaires pour gérer rapidement les plannings des congés. Pour cela, ils demandent souvent de l’aide à des cabinets spécialisés. Cependant, cette option ne donne pas aussi beaucoup d’avantages puisque le cout de ces services d’externalisation est souvent élevé et le temps de traitement dépend des disponibilités des cabinets.

Heureusement qu’aujourd’hui, il existe une solution pour faciliter le travail des RH et faire gagner en temps aux entreprises. Il s’agit d’un logiciel congé laissant automatiser tous les processus des échanges sur les absences. Cet outil est intéressant, car il permet d’améliorer la productivité des collaborateurs en économisant le temps alloué aux gestions de congés. Son principe est simple, car il suffit d’envoyer la demande de congés au manager via l’outil. Le manager reçoit une notification rapide et peut valider ou refuser tout de suite la demande. L’installation de cette solution en ligne permet alors d’économiser le temps de l’ensemble des collaborateurs, dont les responsables RH, le service comptable et les salariés. Aussi, les feuilles de congés qui se perdent facilement seront épargnées.

Un outil merveilleux et essentiel

Grâce au logiciel de gestion de congés de Manatime, le risque d’erreurs est minime voir même néant. Si auparavant, une demande de solde de congé d’un salarié semble parfois complexe et prend beaucoup de temps. En utilisant le logiciel de gestion des congés, l’accomplissement des tâches administratives est facilité. L’outil automatisé permet d’accélérer les missions des ressources humaines, il suffit de se connecter et on peut avoir toutes les informations recherchées tels que les jours de congés déjà pris, les soldes des congés des salariés. L’outil permet également de se rendre sur une page synthétique où tout est automatique. Le planning d’absence est accessible en temps réel.

Le processus est entièrement informatisé et il n’y a donc plus de manipulation manuelle à chaque fois qu’un salarié part en congé. Lorsqu’un employé demande un congé, il suffit que la demande soit validée par un responsable. Le logiciel se charge du travail que l’on faisait manuellement auparavant. Ainsi les rapports de congés, les bulletins de paie sont tous faits automatiquement par les différentes options de l’outil.

Gain de temps, efficacité et rapidité

Les avantages sont multiples en matière de gestion et communication entre les différents services. La dématérialisation de gestion de congé donne un gain de temps énorme étant donné que ce dernier est primordial pour le bon fonctionnement de l’entreprise. L’efficacité et la rapidité dans l’accomplissement des différentes tâches les plus complexes sont concrètes. Le logiciel assure la bonne gestion des congés et des absences pour une meilleure réalisation au sein de chaque service. Ainsi, il y aura plus de temps à consacrer pour d’autres attributions.

Processus de validation intégré dans l’outil et à moindre coût

En termes de budget, le coût de la dématérialisation de gestion des congés n’est pas cher par rapport aux avantages qu’il procure. Il n’y a donc rien à craindre à le proposer aux managers et aux autres dirigeants d’entreprise. Ce logiciel de gestion de congé est muni d’un processus de validation intégré, ce qui le rend encore plus attrayant. Il réduit le temps de travail et les pertes de temps. L’autonomie des usagers est également une raison considérable pour opter cet outil intelligent. En effet, les réponses aux questions que l’on peut se poser sont déjà répondues par l’outil notamment si les demandes congés ont été acceptées ou pas, les soldes des congés. En bref, l’outil se charge de tout afin de faciliter le travail de chacun.