La domiciliation d’entreprise : l’importance de la communication et de la permanence téléphonique

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La communication est un point très important dans le bon fonctionnement d’une activité notamment si cette dernière est pratiquée en entreprise. Cependant, tout le monde n’a pas vraiment le temps de s’occuper à fond de ce domaine. C’est pour cette raison que certaines compagnies lèguent cette responsabilité à des sociétés spécialisées dans le télésecrétariat. Mais, en l’occurrence, ce sont ces mêmes sociétés qui font la domiciliation.

Quand l’accueil téléphonique croise la domiciliation

 

L’accueil physique et téléphonique est une fonction essentielle à l’entreprise, il s’agit du premier contact avec l’extérieur, c’est pourquoi il doit véhiculer une image positive de celle-ci. Parce qu’aujourd’hui une société ne peut se permettre de perdre un appel et que l’accueil est devenu une priorité, la permanence téléphonique est un poste essentiel. Il permet de confier la gestion des appels téléphoniques à des professionnels spécialisés dans ce domaine. Ce que l’on appelle communément la Domiciliation Société. À travers cette notion d’accueil qui est la voix de l’entreprise, les correspondants se feront rapidement une première impression quant à l’organisation interne et au professionnalisme qui en découle.

 

En domiciliation, la permanence téléphonique est une organisation de travail qui permet aux entreprises d’être facilement joignables tout en conservant leur rythme de travail. L’idée est de pouvoir être contacté à tout moment de la journée, ou du moins, de recevoir les appels d’une personne absente ou occupée afin de les gérer. Elle est réalisée de manière à renseigner les correspondants, fournir un accueil personnalisé, transférer les appels, gérer les agendas, identifier la raison des appels et laisser un message au collaborateur. Ce qui est un véritable atout stratégique que l’on obtient grâce à la souscription à une domiciliation d’entreprise.

 

Quels types de permanence téléphonique offre la domiciliation ?

 

La permanence téléphonique peut être réalisée de plusieurs manières : en interne ou en externe. En interne, l’accueil physique et téléphonique est assuré par une secrétaire ou par une hôtesse standardiste, au sein même des locaux. En externe, elle est assurée par des prestataires : un centre d’appel, une société spécialisée dans l’accueil téléphonique ou une télésecrétaire à domicile. Ces prestations sont ou peuvent être couplées à des prestations de domiciliation de siège social.

 

La majorité des entreprises domiciliées sont concernées par la permanence téléphonique, et ce, dans tous les domaines d’activité, que ce soient les TPE/PME, les artisans et les professions libérales (avocats, médecins, architectes…). Les grandes entreprises privilégient généralement un accueil interne, même si les hôtesses peuvent être gérées par une société externe de domiciliation.