Comment choisir votre logiciel de gestion électronique ?

Un logiciel de gestion documentaire est un outil qui doit être choisi avec soin et être parfaitement adapté aux besoins de l’entreprise et au système de gestion de l’information qui y est utilisé. D’une manière générale, il faut prendre en considération 2 critères principaux lors du choix de votre outil de travail : les performances et l’évolutivité.

Un investissement sur le moyen terme

L’achat d’un logiciel de gestion documentaire est un investissement qui ne peut être réalisé pour le long terme étant donné que les technologies dans ce domaine et les besoins de l’entreprise sont toujours appelées à évoluer. Cela ne veut pas dire que vous allez devoir fréquemment remplacer votre outil de travail. D’ailleurs, pour éviter d’avoir à le faire, optez pour un logiciel performant et dont les fonctionnalités correspondent exactement à vos besoins immédiats. Toutefois, il devra également offrir assez de souplesse pour s’adapter facilement aux futures évolutions de votre activité.

Par ailleurs, il faut prendre en considération l’évolution constante des technologies de l’informatique qui imposent non seulement des évolutions dans les fonctionnalités des logiciels de gestion documentaire, mais également des évolutions dans les méthodes de gestion des documents. Il ne faut pas non plus perdre de vue que même de nouveaux types de documents et de formats peuvent apparaître.

Optez pour un outil simple à intégrer dans votre système de gestion interne

Le logiciel de gestion documentaire est un outil qui sera appelé à être utilisé par plusieurs entités au sein d’une entreprise, notamment celles dont le travail nécessite une prise en charge efficace des documents de communication ou d’information. Rappelons ici que ce type de programme informatique est destiné à gérer efficacement tous les documents relatifs aux activités de la société (mails, factures et suivis, plannings, etc.). Il est donc primordial de sélectionner un progiciel qui est à la fois fiable et sécurisé, mais qui peut également être accessible à toutes les personnes autorisées.

Enfin, il faut choisir un logiciel dont les fonctionnalités et les systèmes de fonctionnement ne portent pas atteinte aux performances de l’infrastructure à laquelle elle est intégrée. Un bug ou un dysfonctionnement peut en effet être fatal à toute la SI et avoir des conséquences néfastes sur le fonctionnement de la société.